Ассистент руководителя/офис-менеджер

У нас группа компаний - Shenber Link. Мы профессионалы и эксперты в международной логистике по всему миру, таможенном деле, сертификации и лицензированию. Заключая договор с нами, Клиенты получают не только надежную доставку груза, но и команду консультантов, с которой исключены неприятные неожиданности.

Доставляем грузы: самолётами, поездами, машинами, кораблями в любой комбинации из Европы, Азии, СНГ и Китая. Работаем практически с любым типом грузов: температурные, химические, фармацевтические и так далее. И знаем все, о правилах их ввоза.
Также мы занимаемся продажами товаров для дома, электроникой и бьюти-товарами

Почему у нас приятно работать?

• Работу в динамично-развивающейся компании с молодым коллективом свыше 10 лет на своей нише;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РК;
• График работы: 5/2, с 09.00 до 18.00 (перерыв на обед с 13:00 до 14:00);
• Стабильная своевременная белая заработная плата 3 числа каждого месяца на карту Kaspi банка;
• Отпуск 24 календарных дня;
• Обязательная ежегодная индексация заработной платы;
• Дополнительный финансовый бонус в виде 13-ой заработной платы;
• Корпоративная мобильная связь;
• Своя кухня, просторные рабочие места, современная техника, печенье, конфеты, чай, кофе – всё, чтобы работать в комфорте и с удовольствием.
• Корпоративные мероприятия (выездные тимбилдинги, праздничные корпоративы в офисе и вне офиса).

Ваши задачи на этой должности:

• управлять календарем директора, координировать встречи, отвечать на письма и звонки, сортировать информацию от сотрудников и внешних партнеров;
• прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;
• собирать всю необходимую информацию: финансовые отчёты, договоры, презентации. Складывать в удобное для руководителя хранилище (папки, электронные базы, CRM, общий диск – не важно). Главное – чётко подписать и легко найти. Всё, что не актуально, убираете, но учитываете в общем реестре. Зачем? Чтобы потом быстро восстановить или переиспользовать важные материалы;
• следить, чтобы руководитель был в курсе текущих дел, особенно если меняются сроки или появляются новые вводные дела;
• по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
• обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцтоваров, хозяйственных товаров, питьевой воды, продуктов, техники, расходных материалов;
• обеспечение чистоты и порядка в офисе и на кухне, поливка растений, содержание в чистоте всей бытовой техники, также взаимодействие с клинингом и их контроль;
• организация печати визиток, заправка картриджей, вызов мастеров при необходимости;
• обеспечивать документооборот компании: получение, регистрация входящей и исходящей корреспонденций и писем, распределение документов по отделам компании и отправка корреспонденции через Казпочту и курьерские службы нашим партнерам;
• ведение кадрового документооборота: формирование личных дел сотрудников, приказов, трудовых договоров, график отпусков, табель учёта рабочего времени, регистрация трудовых договоров и их изменений в Енбек.кз (если не знаете, то покажем);
• обзвон и переписка с кандидатами для приглашения на собеседование;
• встреча и сопровождение гостей, обеспечение комфортного пребывания (чай, кофе);
• встреча и знакомство новых сотрудников с коллегами, подготовка их рабочего стола;
• ответ на телефонные звонки, передача служебной информации руководителю и сотрудникам;
• организация корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников и деловых партнеров;
• организация поездок и командировок (билеты, гостиницы, трансфер, программа поездки);
• контроль и оформление справок, командировочных документов по запросу.

Заработная плата составляет 200 000 тенге (на руки) на время испытательного срока 3 месяца. После прохождения испытательного срока 250 000 тенге.

Мы ценим такие качества, как: честность, порядочность, аккуратность, шустрость, инициативность, коммуникабельность, организованность, знание и соблюдение деловой этики.