- обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
- организация и контроль документооборота в Обществе;
- ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
- координация работы со сторонними организациями по вопросам, связанным с документооборотом и канцелярией;
- организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
- контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
- организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
- обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
- контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
- координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
- обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
- ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
- участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
- проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
- подготовка отчетов о работе Канцелярии и представление их руководству Общества;
- организует и контролирует работу архива;
- участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
- соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
- знание порядка работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования (ДСП);
- умение подготовки и разработки внутренних актов:
-навыки разработки и оформления внутренних актов.
-опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями; -
21) Ведение и оформление протоколов аппаратных совещаний Общества.
-
основное образование:
Высшее образование по специальностям: "Документоведение", "Юриспруденция", "Управление персоналом" или аналогичным направлениям;
-
опыт работы /обязательный: опыт работы в Канцелярии, в Управлении документооборотом не менее 3 лет;
-
Знание законодательства РК:
1. Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;
2. Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;
3. Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;
- Законодательные, нормативные правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;
- Владение современными программами для ведения электронного документооборота;
- Основные положения системы
делопроизводства;
- Структуру Общества и ее подразделений;
4. Трудовое законодательство, порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности;
-
Владение компьютером
- уверенный пользователь информационных систем
MS Office (Excel, Word, PowerPoint,
Outlook, Access);
- работа с Интернетом
(Opera, Internet Explorer;
Mozilla Firefox) и электронной почтой
(Outlook Express);
- работа с системами электронного документооборота;
-
Характеристика-рекомендация: обязательно.
- график работы с 09:00 до 18:00, выходные дни суббота, воскресенье;
- длительность испытательного срока 3 месяца;
- командировки: возможно.
Ключевые навыки
- Качественное и своевременное выполнение поставленных задач
- Коммуникабельность
- Пунктуальность
- Делопроизводство
- Бумажный документооборот
- Архивирование документов
- Электронный документооборот
- Казахский — C2 — В совершенстве
- Русский — C2 — В совершенстве
- Английский — B1 — Средний
Задайте вопрос работодателю
Где предстоит работать
Вакансия опубликована 7 апреля 2025 в Алматы