Executive Assistant (помощник руководителя)

от 300 000 за месяц на руки

Опыт работы: 1–3 года

Полная занятость

График: 5/2

Рабочие часы: 8 или по договорённости

Формат работы: на месте работодателя

Напишите телефон, чтобы работодатель мог связаться с вами

Чтобы подтвердить, что вы не робот, введите текст с картинки:
captcha

Обязанности:

Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

  • ⁠прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
  • прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
  • ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;⁠
  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
  • оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
  • контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
  • ⁠ведение контрольно-регистрационной картотеки.

Работа организационная (бездокументное обслуживание):

  • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
  • создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
  • обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
  • ⁠организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
  • подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
  • организация презентаций и представительская деятельность;
  • организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Требования:

  • знание русского, казахского, английского языков;
  • эффективные коммуникации и информационная логистика — умение управлять информационными потоками;
  • умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
  • умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
    навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений — оптимальное, резервное и «кризисное» — на случай развития событий по нежелательному сценарию;
  • свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
  • ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
  • супервайзинг — навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель);
  • знание финансового и делового этикета, ведения протоколов;
  • компьютерных систем и программ (iOS, MS, MS Office и тд.);
  • готовность быть на связи вне рабочее время.

Задайте вопрос работодателю

Он получит его с откликом на вакансию

Где предстоит работать

Астана, проспект Мангилик Ел, 41/1

Вакансия опубликована 27 января 2025 в Астане

Похожие вакансии