Обязанности:
Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
- прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
- оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
- контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки.
Работа организационная (бездокументное обслуживание):
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
- создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
- организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
- подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
- организация презентаций и представительская деятельность;
- организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).
Требования:
- знание русского, казахского, английского языков;
- эффективные коммуникации и информационная логистика — умение управлять информационными потоками;
- умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
- умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений — оптимальное, резервное и «кризисное» — на случай развития событий по нежелательному сценарию; - свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
- ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
- супервайзинг — навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель);
- знание финансового и делового этикета, ведения протоколов;
- компьютерных систем и программ (iOS, MS, MS Office и тд.);
- готовность быть на связи вне рабочее время.
Задайте вопрос работодателю
Он получит его с откликом на вакансию
Где предстоит работать
Астана, проспект Мангилик Ел, 41/1
Вакансия опубликована 27 января 2025 в Астане