Офис-менеджер Студии Дизайна Интерьеров
Опыт работы: 1–3 года
Полная занятостьВозможно временное оформление
График: 5/2
Рабочие часы: 8
Формат работы: на месте работодателя
Мы – студия дизайна интерьеров, создающая уникальные и стильные пространства. В нашу команду требуется ответственный и организованный менеджер, для офиса нашей студии.
ОБЯЗАННОСТИ
-
Административная поддержка
- Организация работы офиса (прием звонков, распределение корреспонденции).
- Ведение календаря встреч и мероприятий.
- Обеспечение своевременного заказа канцелярии, расходных материалов и других необходимых ресурсов.
-
Координация работы команды
- Составление расписания сотрудников и контроль выполнения задач.
- Подготовка и распределение заданий между дизайнерами и другими сотрудниками.
- Ведение базы проектов, включая актуализацию информации о сроках и этапах выполнения.
-
Работа с клиентами
- Общение с клиентами: первичный прием, уточнение потребностей, предоставление общей информации о студии и услугах.
- Подготовка и отправка коммерческих предложений, презентаций и других материалов.
- Составление и оформление договоров с клиентами, внесение изменений и согласование условий.
- Ведение учета текущих клиентов, напоминание о встречах, сроках и этапах выполнения работ.
-
Поддержание документации
- Ведение внутреннего документооборота (договоры, акты, счета с бухгалтерией).
- Ведение базы поставщиков и подрядчиков.
-
Коммуникации и логистика
- Взаимодействие с подрядчиками, курьерами и транспортными службами.
- Организация командировок сотрудников (билеты, гостиницы).
-
Маркетинговая поддержка
- Помощь в организации фото- и видеосъемок завершенных проектов.
- Подготовка презентационных материалов для клиентов.
-
Контроль порядка и уюта в офисе
- Обеспечение чистоты и уюта в рабочих зонах.
- Учет и пополнение запасов воды, чая, кофе и других нужд сотрудников.
-
Решение оперативных вопросов
- Быстрое реагирование на внештатные ситуации.
- Помощь руководителю в выполнении личных поручений, связанных с работой офиса.
Требования:
1. Образование и профессиональные навыки
- Высшее или среднее специальное образование (желательно в области управления, делопроизводства или смежных специальностей).
- Опыт работы в аналогичной должности от 1 года (желательно в творческой или проектной сфере).
- Знание основ делопроизводства, документооборота и работы с клиентскими договорами.
2. Знания и технические навыки
- Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint).
- Навыки работы с CRM-системами, электронным документооборотом.
- Желательно: базовые знания в графических редакторах (например, Adobe Acrobat или Canva) для подготовки презентаций.
3. Коммуникативные способности
- Отличные навыки общения и умение выстраивать долгосрочные отношения с клиентами.
- Грамотная устная и письменная речь (русский язык, знание иностранных языков будет преимуществом).
- Умение сглаживать конфликтные ситуации и решать спорные вопросы.
4. Организационные навыки
- Высокий уровень самоорганизации и способность работать в многозадачном режиме.
- Внимательность к деталям и умение работать с большим объемом информации.
- Навыки тайм-менеджмента и приоритизации задач.
5. Личностные качества
- Доброжелательность, стрессоустойчивость и умение работать в динамичном коллективе.
- Ответственность и инициативность.
- Чувство стиля и интерес к интерьерному дизайну (будет преимуществом).
6. Дополнительные требования
- Готовность учиться и развиваться в профессиональной среде.
- Знание основ маркетинга и социальных сетей (желательно).
- Опыт работы с подрядчиками и поставщиками (будет плюсом).
Привлекательные условия работы для офис-менеджера в студии дизайна интерьеров:
1. Конкурентная заработная плата
- Уровень зарплаты выше среднего на рынке.
- Система премий или бонусов за выполнение ключевых показателей эффективности (например, за скорость заключения договоров или успешное сопровождение клиентов).
2. Комфортный офис и условия труда
- Современный и уютный офис, соответствующий эстетике студии дизайна интерьеров.
- Удобное расположение офиса (близость к метро).
- Обеспечение всем необходимым для работы: качественная техника, эргономичная мебель, бесплатные чай, кофе, микроволновка и т. д.
3. Гибкий график или работа в стандартное рабочее время
- Четкий и понятный график без переработок.
- Возможность гибкого начала рабочего дня (например, 9:00–18:00 или 10:00–19:00).
4. Обучение и развитие
- Оплата тренингов, курсов или мастер-классов, связанных с управлением, клиентским сервисом или интересами в сфере дизайна.
- Возможность развиваться внутри компании, например, перейти на позицию помощника руководителя или менеджера по проектам.
5. Привлекательные бонусы и льготы
- Оплата проезда или компенсация расходов на транспорт.
- Предоставление скидок на услуги студии для сотрудников.
- Корпоративные мероприятия, тимбилдинги, участие в профессиональных выставках и мероприятиях.
6. Приятная рабочая атмосфера
- Дружелюбная и творческая команда.
- Четко прописанные обязанности без «размытых» задач.
- Культура открытого общения и поддержки.
7. Стабильность и уверенность
- Официальное трудоустройство с прозрачными условиями.
- Оплачиваемые отпуск и больничные.
- Перспектива долгосрочного сотрудничества.
8. Включение в творческий процесс
- Возможность участвовать в обсуждении проектов, взаимодействовать с дизайнерами и расширять знания в сфере интерьерного дизайна.
- Поощрение инициативности и креативных идей, связанных с улучшением работы студии.
Как откликнуться:
Если вы хотите присоединиться к нашей команде и стать частью вдохновляющих проектов, оставьте мотивационное письмо (почему вы хотите у нас работать) к вашему отклику.
Навыки
- Административная поддержка руководителя
- Деловые коммуникации
- Подготовка презентаций
- Внутренние коммуникации
- Участие в конференциях
- Административно-хозяйственная деятельность
- Управление офисами
- Договорная работа
- Деловая переписка
- Телефонные переговоры
- Английский — A1 — Начальный
Задайте вопрос работодателю
Вакансия опубликована 19 декабря 2024 в Алматы