Администрирование общего процесса мобилизации / демобилизации иностранных и местных сотрудников компании. Общий контроль и ведение работы по оформлению виз различных категорий для сотрудников всех проектов. Проверка счетов от подрядчиков - за оформление виз, гостиниц, билетов и пр. на соответствие ценам и действительности. Подготовка писем приглашений и их проверка на отсутствие ошибок (грамматических, паспортных данных, месте получения виз, адрес проживания, сроков выдачи и истечения виз и пр.) для получения виз и общая визовая работа (подача писем приглашений в МИД/консульский пункт МИДа, получение виз в Посольствах, аэропорт-виз). Контроль над сроками истечения виз сотрудников, осуществление всех необходимых процедур по обеспечению своевременного продления виз. Контроль сроков истечения паспортов сотрудников, своевременное уведомление заинтересованных сторон: контрактного отдела, клиентов. Координирование процесса получения визы сотрудником в посольстве, номеров писем приглашений, обеспечение сотрудника полным пакетом документов для получения виз. После получения виз: проверка виз в паспортах, сроков истечения, отсутствие ошибок в визах. Проверка и контроль оформления регистрации паспортов работников в УМП УВД, сроков истечения регистрации, проверка наличия обязательных штампов в миграционных карточках и принятие соответствующих мер по своевременному продлению регистраций. Отслеживание, контроль и заполнение достоверных данных касательно заезда/выезда в страну, места проживания сотрудников (на работе в Казахстане и фактического в стране проживания) для оформления регистрации паспорта и для прочих отчетов. Подготовка отчетности по проделанной работе, а так же всех достоверных и корректных сведений по рабочим разрешениям, визам, регистрациям паспортов, паспортным данным и их срокам истечения, месте проживания, перемещения и пр., регулярное обновление вышеуказанных данных, подготовка прочих отчетов по требованию руководства.

Административные обязанности

Работа с водителями, клиентами, составление маршрутов, отслеживание, разрешение конфликтных ситуаций... Ведение телефонных переговоров