Координация и организация учебного процесса, проведение презентаций

• содействие сотрудникам, вовлеченных в Проект, обеспечение своевременной и эффективной деятельности в рамках Проекта; • Хранение всех документов по Проекту; • Содействие в организации встреч международных консультантов, оказание логистической поддержки; • Ведение и подготовка всех необходимых документов в рамках Проекта; • Организация совещаний, семинаров, встреч для обмена опытом по деятельности проекта, подготовка соответствующих программ и протоколов; • Поддержание, техническая поддержка и контроль офисного оборудования; • Подготовка перевода (анг-рус-анг) всех документов для Министерства и Банка по Проекту; • Обеспечение хранения базы данных, включая отчеты по мониторингу и оценки Проекта; • решение иных вопросов в рамках Проекта.

• разработка и представление на утверждение плана-графика семинаров; • организация семинаров, в соответствии с внутренними правилами (формирование списка слушателей, координирование работы с государственными органами, внутренние приказы, подготовка программ семинаров (на 3 яз), лекционные материалы, обеспечение перевода необходимых лекционных материалов, подготовка зала, подготовка сертификатов к выдаче и т.д.); • разработка внутренних документов (инструкции, правила организации семинаров, концепция развития); • организация и проведение переговоров, скайп-переговоров, онлайн конференций с зарубежными партнерами; • поиск экспертов для проведения семинаров (переписка с зарубежными институтами, институтами-патрнерами и т.д.); • формирование базы данных иностранных экспертов; • подготовка общего процесса по приезду иностранных экспертов (бронирование гостиницы, визовая поддержка, авиабилеты и т.д.); • работа с финансовым департаментом (подготовка плановых смет, подготовка бюджетной заявки, составление отчетов по итогам проведенных семинаров); • работа с юридическим департаментом (согласование договоров на оказание услуг, составление заявок на проведение госзакупок, просмотр ценовых предложений на портале госзакупок и т.д.); • согласование печатной продукции с редакторской службой и т.д. • работа с поставщиками услуг (переводческое агентство, транспортные услуги, услуги по организации кофе-брейка, гостиница и т.д.) • общее координирование работы сотрудников отдела.

• Письменный перевод официальной документации (контракты, соглашения, переписка и т.д.); • Письменный перевод технической документации (инструкции по оборудованию, справочники, транспортные накладные, тех.спецификации и т.д.) • Участие в выставках/скайп переговорах/круглых столах в качестве устного переводчика.

• Содействие внешнеэкономической деятельности ТОО; • Подготовка информационных и аналитических материалов по вопросам компетенции Департамента (страновые справки, презентации, обзоры и т.д.) • Организация встреч с иностранными партнерами; • Содействие в организации форумов, семинаров, конференций, саммитов и т.д.; • Координация работы с государственными органами РК (ответы на письменные запросы, подготовка необходимых запросов);

• Общие вопросы координирования работы офиса; • Заключение договоров с поставщиками (страхование, аренда офиса, аренда корпоративных квартир с решением всех вытекающих проблем во время арендного срока, оборудование, услуги; • Ответственность за снабжение офиса (офисное оборудование, канцелярские и хозяйственные товары и т.д.); • Ответственность за правильное функционирование телефонных линий, интернета, офисного оборудования (сканер, копировальный аппарат); • Работа с государственными органами по выдаче лицензий на работу для иностранных сотрудников; • Подготовка тендерной документаций и участие в тендерах; • Организация официальных мероприятий (корпоративные вечера, тимбилдинги и т.д.); • Координация работы Административного ассистента, уборщицы, водителей; • Подготовка и обработка ваучеров на оплату поставщиков (аренда офиса, включая все коммунальные услуги; аренда корпоративных квартир; телекоммуникационные счета на оплату и все офисные затраты); • Подготовка на оплату отчетов по транспортным расходам (такси), вопросы экспатов (личные счета на оплату, вопросы аренды жилья и т.д.); • Прием документов новых сотрудников, ввод больничных листов, регистрация отпусков, организация тестов, визовая поддержка для иностранных сотрудников, регистрация проживания иностранных сотрудников в миграционной полиции.

• Работа с банковскими счетами Посольства: подготовка и сдача отчетов по возврату НДС для дипломатов в МИД РК с приложением всех необходимых документов; подготовка платежных поручений (телекоммуникационные расходы, подготовка банковских переводов, отчеты по расходам офиса); содействие в подготовке месячных/годовых отчетов для представления в соответствующие правительственные органы Японии. • Мониторинг контрактов поставщиков; • Назначение встреч для дипломатов с официальными лицами РК; • Работа с транспортными, брокерскими, страховыми компаниями, авиа агентствами, риэлторскими агентствами (заключение договоров аренды, решение всех проблем во время арендного срока); • Организация культурных мероприятий (выставка японских кукол, японской посуды, японских картин и т.д., концерты японских музыкантов); • Организация официальных приемов; • Перевод контрактов и официальной корреспонденции с русского (английского) на английский (русский) язык, при необходимости; • Содействие по решению личных вопросов дипломатов: аренда жилья, регистрация автомашин и т.д..

• Переписка с таможенными службами, дипломатическими миссиями и международными организациями, Всемирной таможенной организацией; • Подготовка и координация соглашений со странами СНГ, Дальнего и Ближнего зарубежья; • Подготовка таможенных документов на согласование, подписание и ратификацию; • Работа по реализации соглашений, достигнутых в рамках визитов Президента и Премьер-Министра, двусторонних встреч, заседаний рабочих комитетов и т.д. • Подготовка и участие в конференциях и семинарах; • Работа с приграничной службой КНБ (сопровождение иностранных делегаций на таможенные посты, содействие в беспрепятственном перемещении через приграничные и таможенные посты РК); • Перевод таможенных документов и соглашений корреспонденции с русского (английского) на английский (русский) язык; • Подготовка выездных документов для руководства и т.д.. • Организация двусторонних встреч, подготовка сопутствующих материалов.