ГК Пионер
Москва, www.pioneer.ru/
Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование... Показать еще
Офис-менеджер
-Взаимодействие в интересах обеспечения бесперебойной работы офисов со службой эксплуатации, службой охраны, и бухгалтерией арендодателя по вопросам административно-хозяйственной деятельности, противопожарной безопасности; пропускного режима; своевременного заключения (продления) договоров аренды (субаренды) и их сопровождения.
-Организация обеспечения офисов канцелярскими принадлежностями, необходимыми хозяйственными материалами, оборудованием, инвентарем, мебелью, продуктами питания, питьевой водой
- Согласование и утверждение необходимых документов для заключения хозяйственных договоров, договоров на поставки товаров, оказание услуг и других договоров по линии АХО, а также их сопровождение
- Работа с первичной бухгалтерской документацией, между бухгалтерией и контрагентами по вопросам оформления и предоставления документов/отчетов
-Координация работы по ведению документооборота (приему, регистрации, оформлению, прохождению, хранению и распределению документации), по организации бумажного документооборота
- Занесение заявок на оплату, корректировки, суммы, комментарии к ним, мониторинг заявок, занесенных пользователями бюджета АХО на предмет оплаты
-Приём,распределение, регистрация входящей корреспонденции, факсограмм, документы с Почты России, документы из штабов строительства по описи, ( регистрировать, подписывать у Директоров компаний, проставлять печати, делать копии, отправлять на объекты или контагентам - доводить до исполнителей документы после резолюции,
формировать документы для отправки курьерами на объекты, контрагентам по заявкам от ФЭС(казначейство, бухгалтерия),ГР,ЮС, РП, СВИС)
-Прием телефонных звонков,распределение звонков на сотруднико подразделений, объекты - фиксировать полученную по телефону информацию в отсутствии сотрудника и передавать ее содержание.
-Прием посетителей по заявкам от сотрудников, извещать об их прибытии , сопровождать их в переговорные, предлагать чай, кофе. Выдача на основании заявок гостевые пропуска посетителям, заносить паспортные данные в ведомость - - Оформление заявок на парковку автомобилей посетителей
- Оповещение руководителей АХО о приходе работников правоохранительных органов, нежелательных посетителях
- Осуществление ежедневного обхода переговорных, проверять их готовность к переговорам (порядок, укомплектованность нужными приспособлениями )
-Координация работ уборщиц, офисных водителей, курьеров, грузчиков, ведение журнала учета их перемещений, ведение описи передаваемых документов.
-Эффективное разрешение конфликтных ситуаций.
- Адаптации и обучения новых сотрудников.