- Обеспечение офисной инфраструктуры (закупка канцелярских товаров, поддержка порядка в офисе и т. д.). - Ведение документации: вела офисные записи, документы и досье в системе учета компании. - Коммуникация с поставщиками компании: являлась контактным лицом для внутренних и внешних заинтересованных сторон, эффективно передавая информацию и решая запросы или проблемы внутри административного департамента. - Организация мероприятий: бронирование и организация корпоративных мероприятий, включая конференции, совещания, тренинги, обеспечивая тщательную проработку всех деталей. - Ведение документооборота: обеспечивала надлежащую обработку, регистрацию и хранение корреспонденции, контрактов и важных документов. - Поддержка транспортом: вела услуги такси и доставку. - Поддержка телекоммуникациями: поддерживала услугами сотовой связи для всех сотрудников, обеспечивая надлежащее использование и контроль расходов. - Специальные проекты и отчетность: оказывала административную поддержку специальным проектам, готовила подробные отчеты и эффективно выполняла задания руководства. - Ведение базой данных: вела базу данных, записывала телефонные звонки. Прием и распределение телефонных звонков и электронной почты согласно внутренней политики и требованиям компании. - Закупка ТМЦ: Формирование заявок, взаимодействие с поставщиками, контроль качества и сроков - Системная работа: Использование правовых и корпоративных информационных систем. - Ведение реестра расходов отдела и подготовка отчетов по затратам.

-Управление календарём Руководителя, включая планирование встреч, важных событий, собраний и деловых поездок. -Организация рабочих встреч, конференций и деловых поездок в том числе и сотрудников компании. -Ведение протоколов собраний и внесение заданий в корпоративную информационную систему. -Сопровождение командировок руководителя и сотрудников: поиск, покупка, бронирование гостиниц, регистрация билетов, регистрация отчетных документов. -Ведение и организация документооборота, хранение важных бумаг и данных, формирование документов для хранения в архиве. -Обработка Входящей и Исходящей корреспонденции, регистрация и учёт. -Подготовка и оформление документации, включая письма, отчёты, материалы руководителя или его назначенных им сотрудников. -Сбор первичной документации: чеки, АВР, накладные для сдачи в бухгалтерию. -Управление бюджетом закупа: планирование, отчётность, учёт. -Организация и ведение деловой переписки, электронная, бумажная почта, телефонные звонки. -Встреча клиентов и партнёров (чай/кофе). -Организация онлайн встреч. -Приём и распределение телефонных звонков. -Поддержка бухгалтерских и юридических процессов компании, передача необходимых документов и информации. -Работа с курьерскими службами. -Планирование, координации и контроль хозяйственных и коммерческих аспектов офисной деятельности в пределах арендуемой площади с целью сохранения рабочего ритма и качества деловой активности. -Взаимодействие с субарендаторами: контроль своевременной оплаты, мониторинг договорной деятельности, запросы. -Взаимодействие с администрацией бизнес-центра по всем вопросам (отопление, кондиционирование, клининг и др.). -Организация снабжения и обеспечение офиса: расходные материалы, оргтехника, канцтовары, вода, продукты (чай/кофе/сахар). -Взаимодействие с техническим персоналом арендодателя: уборщицы, охрана, электрики, сантехники, плотники. -Взаимодействие с провайдерами услуг: ремонт, заправка картриджей и тд. -Взаимодействие с провайдерами технической инфраструктуры: интернет, телефония. -Решение различных операционных вопросов, возникающих в офисной среде внезапно. -Помощь в организации корпоративных мероприятий. -Помощь и содействие в адаптации нового персонала.

- Работа с входящими/исходящими звонками - Выполнение заданий руководства - Организация/обеспечение деловых встреч, переговоров, совещаний; - Жизнеобеспечение офиса (канцелярские товары, хоз товары, закуп продуктов (чай, кофе, сахар, сухие сливки) - Встреча посетителей (чай, кофе) - Организация деловых поездок (заказ авиа билетов, бронирование номеров в отелях, заказ такси) - Визовая поддержка иностранцам (уведомление о прибытии иностранцев, отчет в гос органы, отчет в управление занятости) - Работа с сотовым оператором (в конце каждого месяца делается реестр, на сотрудников компании с их номерами и тарифными планами) - Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. - Осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. - Координировать и контролировать работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); уборщицы (соблюдение санитарно-гигиенических норм в помещениях головного офиса). - Работа в системе GSI System - Отправление срочных писем через курьерскую службу DHL; оформление доверенностей на получение корреспонденции, ТМЦ, посылок; по поручению руководства выполнение копировально-множительных работ, сканирование - Оформление визовых приглашений - визовая поддержка руководства компании и их семьи; - Организация развозки документов клиентам (сбор документов от департаментов и бухгалтерии, координирование водителя по адресам клиента или отправка через курьера DHL); - Контроль возврата актов выполненных работ от клиентов; - Еженедельный отчет по отсутствию актов выполненных работ клиентов в отдел Бухгалтерии, Координаторам по логистике; - Запрос оригиналов или скан копии счета-фактур, Акт-сверок (поквартально по просьбе бухгалтерии у поставщиков или клиентов посредством через E-mail; - Подшивка документации в регистры.

- ведение служебной переписки; - оформление текущей документации; - регистрация исходящей и входящей корреспонденции в журналах, реестрах и электронном виде; - ведение архива; - порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации; - Оформление приказы на прием, перевод сотрудников, Трудовые договора в соответствии с Трудовым законодательством, в день поступления документов; - предоставляет Бухгалтеру по заработной плате Приказы (кадровые, по личному составу, по основной деятельности) посредством электронной почты или на бумажных носителях, в день здания приказов; - укомплектование Личных дел на всех сотрудников Компании; - Приказы (по личному составу, по основной деятельности) посредством электронной почты/на бумажных носителях, в день издания приказов, предоставляются Бухгалтеру по заработной плате. - наличие обновленной, корректной базы данных сотрудников; - ведение Журнала учета Трудовых книжек; - подготовленные кадровые документы (Приказы, Служебные записки и тд.), по истечении установленных сроков текущего хранения, к сдаче на хранение в архив); - подготовленные к сдаче на хранение в архив личные дела уволенных сотрудников; - Приказы: кадровые, по личному составу, по основной деятельности, Служебные записки, заявления сотрудников и иная документация, приготовление к сдаче в архив на долгосрочное хранение; - ведение Журнала регистрации Трудовых договоров; - ведение Журнала учет приказов, больничных, командировочных, договоров, справок; - ведение Журнала учета личных дел.

- Финансовое администрирование: помогала в решении финансовых задач, включая обработку счетов-фактур, отслеживание расходов, своевременную оплату счетов и ведение бюджетной документации. - Контроль документооборота: обеспечивала надлежащую обработку, регистрацию и хранение корреспонденции, контрактов и важных документов. Контролировала соблюдение стандартов и способствуйте своевременному подписанию контрактов. - Координация встреч и совещаний отдела (фиксирование минуток и ключевых задач) - Управление поставщиками: поддерживала отношения с поставщиками, контролировала сроки контрактов, отслеживала поставки и оперативно устраняла любые несоответствия. - работа в SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM), HUAWEI TRANSPORTATION MANAGEMENT (HTM), Global Trade Management Platform (GTM), AP Workflow (APW) системах - работа с оплатами: Warehouse Management Service Fee, DHL Custom Clearance Services Fee, Transportation local payment, Airport storage fee payment, Almaty Contract Logistic payment - предоставление Cash plan ежемесячно в отдел бухгалтерии - предоставление месячного\еженедельного отчета по оплатам - Ведение архива и архивного документооборота - Разрабатывать номенклатуру дел, проверять правильность формирования и оформления при передаче дел в архив. - Организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив - Выдавать архивные копии и документы, вести учет. - Подготавливать отчетности и данные о работе архива - Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности - Разъяснять сотрудникам порядок ведения архива - Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими. - Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию. - Взаимодействие с курьерской службой (отправка/получение документов) - Подготовка и печать внутренних документов - перемещение материалов с сайта на сайт в системе SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) - возвращение не рабочего оборудование со складов Подрядчиков - создание cargo problem для сломанных и потерянных материалов согласно запросам Подрядчиков - работа в SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) systems по материалам - предоставление месячного отчета по материалам супервайзерам и Подрядчикам - исторические перемещения материалов historical STRs (site transfer) - организация Local delivery transportation материалов с сайта на сайт, со склада Huawei на сайт или в регионы, со склада Заказчика\Подрядчика на сайт или в другие регионы согласно запросам - организация собраний с Транспортными компаниями DHL\ADS - проверка в системе HUAWEI TRANSPORTATION MANAGEMENT (HTM) документов (печати, подписи, даты получения материалов, имена получателей согласно доверенностям) - предоставление месячного отчета по Отгрузкам материалов и по Транспортировке - планирование и согласование графика прибытия материалов - сбор и проверка всех документов, авианакладных, транспортных накладных, архивирование - контроль поставок/отгрузок - проверка правильности составленных транспортных документов - взаимодействие с брокерами\ перевозчиками - Организация перевозок всеми видами транспорта: автомобильный, авиа - Расчет тарифа выбранных оптимальных маршрутов. - Прием, контроль, проверка, обработка, первичных документов (транспортные накладные, счета-фактуры, таможенные декларации) от Транспортных компаний; - работа с финансовыми документами - работа с электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, писем) - организация встреч с Подрядчиками - контроль за правильностью оформления документов Подрядчиками - отписка по электронным письмам с подрядчиками по сбору недостающих документов - сбор исправленных документов от подрядчиков, сопровождение обмена либо возврата - работа с входящей\исходящей корреспонденцией (письма): приём, регистрация, передача адресату, хранение в архив - Проверка поступающих документов на наличие ошибок от Подрядчиков - - Сканирование документов. - Подготовка документов для архивного хранения - Подготовка/согласование/печать/подпись/отправка/получение финансовых документов

- введение табель учета рабочего времени (time in – time out) сотрудников; - подбор персонала на вакантные должности в отделе - оформление графиков отпусков; - входящая и исходящая корреспонденция; - осуществление доставки особо важных документов в различные отделы; - прием телефонных звонков в офисе; - архив документов, писем, информационных материалов; - работа с электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, писем); - осуществление контроля за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и внешнего вида на рабочем месте; - обеспечение хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

- выполнение поручений руководителя - работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников компании, хранение, формирование личных дел; - работа с входящей корреспонденцией (письма): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; - приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются - регистрация входящей и исходящей корреспонденции - обеспечивать жизнедеятельность офиса;

Обучение до школьного возраста

Обучение до школьного возраста

- прием телефонных звонков и посетителей - приём документов и личных заявлений на подпись директора; - частичное ведение кадрового учета:ведение личных карт (Т-2), личных дел, графиков отпусков, осуществление процедуры приема-увольнения, составление приказов) - обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса. - устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсо обеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. - прием входящих звонков и управление исходящими звонками. - заказ и оформление авиа и жд билетов сотрудникам - хозяйственное обеспечение офиса (канцелярские и хозяйственные товары, картриджи, вода, чай, кофе), работа оргтехники

- выполнение личных поручений руководителя, - организация встреч, приёмов, обслуживание клиентов, партнёров и гостей офиса; - прием и распределение телефонных звонков, факсов, офисных писем - обеспечивает жизнедеятельность офиса, следить за целостностью офисной мебели и оборудования - копировально-множительные работы - обеспечение подготовки офиса к рабочему дню (подключение офисной оргтехники и подготовка к ее эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами). - обработка документов (сканирование, прошивка, архивация)

- отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию директору и сотрудникам компании - организовать встречу по связям с общественностью и средствами массовой информации - работа в направлении благотворительной деятельности компании - работа с типографиями по подготовке рекламно-информационных материалов - сопровождение партнеров в рамках мероприятий, оказание им информационной и административной поддержки - бронирование номеров и распределение гостей в санатории