Обеспечивать подготовку и организацию работы офиса (осуществлять руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверять санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.). Организовать использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники. Организовать обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями. Организовать работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат. Вести делопроизводство (оформление, регистрация, прохождение и хранение документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса. Организовывать. - встречу, прием регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; - прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; - материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; Осуществлять прием и распределение входящих звонков. Оказывать помощь иностранным и иногородним гостям по оформлению документов и другим возникающим вопросам во время пребывания в Атырау. Сопровождает в гос учреждения при необходимости. Организовать помощь вновь прибывшим сотрудниками по организации рабочего процесса , пространства и инструментов.

Вести учет посетителей. Прием входящих звонков. Выполняла отдельные служебные поручения руководителей. Организовывала делопроизводство. Показывала кабинеты для аренды.

Мои обязанности включают в себя: Ведение внутренней документации Работа с входящих и исходящих вызовов Принятие оговорки по телефону, электронной почте, письмом, по факсу или лицом к лицу прибытие гостя и процедуры вылета Обработанные счета и получать оплату Выполнение особых запросов зависит от гостей (в качестве такси или для хранения ценных вещей) Ответы на вопросы о том, какие предложения отеля или окрестности Поиск решений в сложных ситуациях. , жалобы или проблемы Консультирование посетителей.

Принимать и регистрировать корреспонденцию, отправлять его структурным подразделениям. В соответствии с решением руководителей предприятия для передачи исполнительных документов, оформляет регистрационные карточки. Вести картотеку счет прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их выполнение, предоставляет необходимую информацию о зарегистрированных документах. Посылает в исполнении документации для получателей. Вести учет входящей и исходящей корреспонденции, организовать и хранит документы текущего файла. Обеспечивать удобный и быстрый поиск документов. Готовит и поставляет предприятия архивных документальных фильмов, полного учета, файл регистрации карты или компьютерных банках данных, представляет собой перечень дел, возбужденных в архивах. Принимать документы на подпись Управления начальника / начальник отдела документационного обеспечения, проверять правильность их составления и обработки. Обеспечивать безопасность прохождения официальной документации. Выполнять индивидуальные заказы на обслуживание своего непосредственного руководителя.